Prowadzenie firmy oznacza, że musisz mieć oczy dookoła głowy. Musisz wyczuć podstęp na kilometr, bo …. nikt Ci nie pomoże, nikt Cię nie ochroni. W tym artykule przytaczam faktyczne sytuacje z mojego biznesowego życia. Może i złapiesz się za głowę, że w niektórych sytuacjach i ja dałam się zrobić….. Może i się uśmiejesz. Ale najważniejsze – byś nie musiała potem odkręcać tego, czego można było uniknąć zawczasu.

Prawo konsumentów nie dla przedsiębiorcy

Często dostawałam od Was historie z prośbą o pomoc, bo mąż wziął jakiś sprzęt i wystawiona została faktura, a potem się rozmyślił i chciał zwrócić produkt. Sklep jednak odmówił przyjęcia towaru, z uwagi na zakup pod działalność.

Wydaje się oczywistym, że przepisy dotyczące ochrony konsumentów nie są przeznaczone dla osób prowadzących działalność. Tu wszystko reguluje kodeks cywilny. No tak, ale czy jesteśmy o tym informowani przy zakupie? Nie, bo po co. A sklepy na tym korzystają, bo nie muszą przyjmować zwrotów, czy dokonywać odstąpienia od umowy. Załóżmy taką sytuację – kupujesz laptopa przez internet. Przysługuje Ci prawo do zwrotu towaru bez podawania przyczyny, w ciągu 14 dni od zakupu. Jako konsumentowi. Ale jak weźmiesz fakturę – to, czy sklep łaskawie przyjmie zwrot zależy wyłącznie od niego. Bo żadne przepisy go do tego nie zmuszają.

Jak się choć w części ochronić? Najlepiej kupić towar i poczekać z wystawieniem faktury choć kilka dni. To daje nam możliwość skorzystania z prawa do zwrotu, jak każdemu konsumentowi. Fakturę, na żądanie klienta, sklep i tak będzie musiał wystawić.

Rękojmia i gwarancja

Ok, skoro nie możemy zwrócić towaru, to co zrobić? Możemy go zareklamować, jeżeli jest wadliwy. I tu pojawia się kolejna pułapka, jaka jest na nas zastawiana. W przypadku stwierdzenia wady czy uszkodzenia, szczególnie drogiego produktu, sklep żąda od nas dostarczenia go wraz z opakowaniem i kartą gwarancyjną, Problem polega na tym, że sprzedawca kierując się gwarancją, pozbywa się odpowiedzialności, ty natomiast będziesz w nieskończoność czekać na odpowiedź producenta. Bo gwarancja i okresy reakcji a przede wszystkim jej zakres i wyłączenia reguluje tylko i wyłącznie regulamin. I tu, z małymi wyjątkami, żadne prawo tego nie zmieni. O wiele łatwiej dochodzić swoich praw z tytułu rękojmi…. o ile nie jest wyłączona. Tu przynajmniej mamy termin 14 dni, w których sprzedawca musi się ustosunkować do naszego roszczenia. Niemniej – najczęściej i tak w ostateczności pozostaje spór sądowy.

Miałam kiedyś taki przypadek, w sieci telefonii komórkowej. Zakupiony aparat, dość drogi, miał mieć baterię, która na czuwaniu trzyma miesiąc. A mój okaz codziennie musiał być ładowany. Salon zapragnął ode mnie karty gwarancyjnej oraz opakowania telefonu. Ja przyniosłam tylko telefon (z opakowaniem) z żądaniem skorzystania z przepisów rękojmi, co zaznaczyłam wyraźnie w dołączonym piśmie, plus z informacją, czego w ramach rękojmi żądam. Właściciel salonu usilnie próbował wykręcić się od odpowiedzialności sprzedawcy, usiłując wymusić naprawę z gwarancji. Po dwóch tygodniach dostałam jednak nowy telefon.

Jeszcze warto zwrócić uwagę na długość gwarancji – wielu producentów określa czas ochrony krótszy, w przypadku zakupu na firmę. Na przykład większość komputerów ma 24 miesiące gwarancji, ale ten sam sprzęt wzięty na fakturę ma już tylko 12 miesięcy.

Przedłużenie gwarancji – niektóre markety z rtv i agd proponują przedłużenie gwarancji za dodatkową opłatą. Warto dokładnie przeczytać te warunki, zanim zdecydujemy się wydać 100 czy więcej złotych. Po pierwsze – to nie gwarancja a najczęściej dodatkowe ubezpieczenie, które wyłącza większość typowych usterek. Po drugie, jego wartość jest niższa, niż nowy sprzęt, więc może okazać się, że w przypadku całkowitej szkody, nie wystarczy ci na nowy produkt.

Naciągacze przez telefon

Przepisy nie chronią nas także w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy przez internet lub telefon. I tu najczęściej dochodzi do wyłudzeń. Ale po kolei. Jeżeli jesteś konsumentem, masz prawo do odstąpienia od każdej umowy w terminie 14 dni. Nie ważne, czy jest to pożyczka, czy zakup garnków, czy nawet przedłużenie abonamentu na telefon komórkowy. Kiedy jednak tę samą czynność wykonujesz jako przedsiębiorca – wykręcenie się od niekorzystnej dla Ciebie umowy jest dużo trudniejsze. A nieuczciwe firmy i ich handlowcy tylko na tym korzystają.

Sprawa z 2011 roku. Zadzwoniła do mnie pewna pani, zachęcając do darmowego przetestowania portalu prawnego dla kadrowców. A, że prawo pracy to mój konik, postanowiłam sprawdzić. Podczas rozmowy prosiła o zalogowanie się na portalu. Aby się zalogować, trzeba było podać pełne dane firmowe. Już tu zapaliła mi się czerwona lampka. Podałam dane „z czapy”. Numer nip wpisałam jako ciąg jedynek itp. Jedynie adres mailowy był właściwy. Skoro mam testować coś za darmo przez miesiąc, po co podawać dane firmowe – pomyślałam. W momencie, gdy już się zalogowałam, zatwierdziłam (nie czytając) regulamin, otrzymałam powitalnego maila. I dopiero po przeanalizowaniu jego treści spostrzegłam, w co wdepnęłam. Portal można było testować 30 dni za darmo, ale…. Po 30 dniach naliczana jest opłata roczna w kwocie 1200 zł za rok lub 200 zł za miesiąc przy krótszym okresie użytkowania.. Obowiązuje 3 miesięczny okres wypowiedzenia umowy ze skutkiem na koniec miesiąca. To oznacza, że aktywując portal, pisząc wypowiedzenie w pierwszym dniu, muszę zapłacić i tak 600zł. Nie zapłaciłam ani złotówki, ale przypłaciłam to zdrowiem, nerwami oraz odbieraniem telefonów od samego szefa tej firmy z pogróżkami. Założyłam bowiem konto na portalu wspolnypozew, gdzie razem z innymi oszukanymi w ten sposób próbowaliśmy dochodzić swoich praw.

Sprawa z 2017 roku. Dzwoni do mnie przedstawiciel jednej z telefonii komórkowej. Proponuje zawarcie umowy na 90 zł i dodatkowo zakup telefony wartego 2000 zł za 200zł. Warunki super. Więc poprosiłam o przesłanie umowy na maila. Oczywiście przedstawiciel zasłaniając się procedurami, nie był za bardzo chętny do wysłania umowy. Chciał wysłać wszystko kurierem, bo w razie czego „może pani odstąpić od umowy” (co oczywiście nie dotyczy przedsiębiorców, o czym doskonale wiedział). Postawiłam jednak twardy warunek – chcę zapoznać się z umową przed podjęciem decyzji. Dostałam w końcu maila. A tam informacja, iż promocja na telefon obowiązuje, przy miesięcznej wartości faktury powyżej 100 zł netto (gdzie przypominam, abonamet wcisnął mi na 90.00zł netto), więc oznaczało to, że muszę co miesiąc dokupić jakąś usługę na 10zł. Umowy nie podpisałam.

Jak się bronić? Ja przyjęłam zasadę – nie zawieram umów przez telefon czy internet. Każdorazowo, gdy ktoś dzwoni z propozycją – proszę o przesłanie maila z wzorem umowy, podsumowaniem oferty itp. 90% osób albo się rozłącza od razu, albo nigdy nie dostarcza maila. Dodatkowo korzystam z aplikacji do nagrywania rozmów. Kiedy handlowiec informuje, że rozmowa jest rejestrowana, ja informuję, że także nagrywam rozmowę. Umowy dostarczane przez kuriera, nie są podpisywane od ręki. I nie ma tu żadnych odstępstw. Kurier musi poczekać, aż dokładnie przeczytam wszystkie dokumenty, a jeżeli mi coś się nie spodoba, odjedzie bez mojego podpisu.

„Lewe” faktury i wezwania do zapłaty

Zastanawiałam się jak to możliwe, a jednak. W wielu polskich firmach, dochodzi do wyłudzeń na tzw. „lewe” faktury lub wezwania do zapłaty. Firma przesyła fv vat za zakupy, których nigdy nie było. Księgowa wrzuca je w koszty, a następnie robi dyspozycje przelewu. Przelew idzie do oszustów i wszyscy są zadowoleni ….do momentu, gdy (od czasu obowiązywania JPK) urząd skarbowy nie zadzwoni z informacją, że z naszą fakturą jest coś nie tak. Najczęściej dowiadujemy się, że taka firma nie istnieje. Choć oszuści już się na tyle wycwanili, że korzystają z danych funkcjonujących podmiotów, zmieniając tylko numery rachunków bankowych. I dotyczy to także dużych podmiotów, jak dostawców prądu, wody, gazu…. Tu otrzeźwienie przyjdzie dopiero z kolejną fakturą lub z wezwaniem do zapłaty. Ewentualnie US zadzwoni, że po stronie sprzedawcy nie ma takiej faktury, a my zaliczyliśmy ją w koszty.

Od jakiegoś czasu codziennie dostaję maile z fakturami, od istniejących firm, z którymi nigdy nie współpracowałam. Czasami nawet zdarza mi się dzwonić do nich, bo widać, że ktoś się włamał na ich konta mailowe.

Jak się bronić? Moi pracownicy mają zakaz otwierania maili z fakturami. Tylko ja jestem osobą upoważnioną do dokonania zakupów z odroczonym terminem płatności. Zakupy gotówkowe czasem robią pracownicy, ale zawsze za zgodą moją lub wyznaczonych osób. Każda faktura od nowej firmy, jest przeze mnie opisywana oraz podpisywana, zanim księgowa wrzuci ją w koszty. Wszystkie podejrzane sprawy księgowa wyjaśnia na bieżąco, bo po kilku miesiącach już nikt nie będzie pamiętał o co chodziło.
Wezwania do zapłaty są dokładnie analizowane. W przypadku wątpliwości, dzwonię bezpośrednio do naszego opiekuna po stronie przeciwnej. Nie płacę, jeżeli nie mam pewności.

Jeszcze jedno – czasami firma przesyła informację o zmianie numeru rachunku bankowego – staram się taką informację potwierdzić za kadym razem. Często wysyłam pieniądze na stary numer rachunku, dopóki nie uzyskam potwierdzenia. Dostałam takie pismo z PGE w ubiegłym roku dwa razy – firma nie potwierdziła i nie zaprzeczyła. A ja do dziś robię przelew na stary numer rachunku bankowego. Do dziś nie wiem, czy była zmiana konta, czy nie??!!

Potwierdzenie przelewu, który nigdy nie został zrobiony

Najstarsze i najłatwiejsze do wykręcenia numery – przesłanie potwierdzenia przelewu, który nigdy nie wyszedł. Sposobów jest wiele. Od twórczości w programach graficznych, gdzie zmienia się kilka cyferek, by wyedytować potwierdzenie przelewu. Po wydruk potwierdzenia przelewu, który potem zostaje cofnięty (np. w mBank jest taka opcja, że puszczasz przelew i on wisi w zakładce „do realizacji”. Zanim nie zostanie zaksięgowany, możesz go anulować, a na wydruku będzie widoczny jako wychodzący, a potem pojawi się storno, jako osobna pozycja). Jest jeszcze opcja wysłania zrzutu ekranu z przelewem, który zostaje anulowany. Ty, będąc przekonana, że klient zapłacił, wysyłasz produkt. Klient dostaje paczkę, a Ty czekasz na pieniądze, które nie dojdą.

Jak się bronić? Ja miałam taką sytuację raz. Klient przesłał potwierdzenie, a przelew szedł tydzień. Od tej pory realizacja następuje po zaksięgowaniu środków na koncie. Potwierdzenie przelewu może przyśpieszyć drogę, bo wiem, że możemy szykować paczkę. Ale wysyłka następuje dopiero, kiedy stwierdzę pieniądze na koncie. Nie wysyłam też za pobraniem – proszę o wpłatę za przesyłkę. Zdarzyło mi się nieodebranie pobrania przez klienta.

KW i KP czyli co z gotówką?

Na płatnościach gotówkowych też można nieźle zakręcić. Miałam ostatnio taki przypadek. Klient spóźniał się z płatnościami. Wcześniej płacił przelewem. Zadzwonił do biura i poprosił moje dziewczyny, żeby wystawiły druk KP na całość zadłużenia a on odda podpisaną kopię wraz z pieniędzmi kierowcy. A one, w dobrej wierze, wszystko posłusznie przygotowały. Pech chciał, że kierowca się rozchorował i osobiście pojechałam do klienta z dostawą. Jego pech, a moje szczęście. Idę z dokumentami a tam KP. Dzwonię do biura i pytam dziewczyny, o co chodzi. Idę do klienta i pytam, czy ma przygotowane pieniądze. A on, że dzisiaj nie, bo jedzie zaraz na targi, ale prosi, by zostawić dokumenty a on za tydzień zwróci KP i przekaże pieniądze. Zapomniał (tak, powiedzmy!) tylko o jednym szczególe – druki KP nie zawierają podpisu osoby wpłacającej. Jedynie podpis osoby, która przyjęła kasę. Oczywiście nie obyło się bez reprymendy w biurze, choć dziewczyny przyznały, że nie zwróciły na ten drobny szczegół uwagi (fakt, u nas obrót gotówkowy praktycznie nie istnieje – poza wypłatami dla pracowników).

Sprawa skończyłaby się tak – klient miałby od nas potwierdzenie ( KP) przyjęcia gotówki, bez faktycznej wpłaty tych pieniędzy do kasy. I ciężko byłoby to odkręcić.

Jak się bronić? Druki KP i KW stosuje się wymiennie. Najlepiej jednak, by mieć jeden i drugi. Jeżeli klient wpłaca Ci pieniądze – wystawia KW ze swojej kasy a ty, przyjmując pieniądze, wypisujesz KP na dowód ich wprowadzenia do kasy. Dziś jednak rzadko kto tak działa. Najczęściej druk wypisuje osoba, która bezpośrednio wydaje lub przyjmuje pieniądze.

Pełnomocnictwo do zawierania umów

Pisałam o tym i trąbiłam, przy okazji nagrań o zakładaniu własnej firmy. Musisz mieć jakiś wyznacznik autentyczności swojego wiążącego podpisu. Warto wydać te 25 czy 50 zł na notarialny akt wzoru podpisu. To uchroni Cię przed konsekwencjami podrabiania. A wierz mi… jest różnie. Dane przedsiębiorców są jawne. Spróbuj zadzwonić do jakiejś firmy i zarób zakupy na moje dane. Pewnie nie zawsze dostaniesz od razu fakturę na termin, ale … Znany mi jest przypadek dziewczyny, pod którą ktoś się podszył. Dokonał kilku mniejszych zakupów za gotówkę, a potem dostał kolejne na przelew. Łącznie na 30 tysięcy złotych. Nagle towar zniknął, kontakt się urwał, a dostawca zaczął pisać wezwania do zapłaty, na firmę mojej klientki. Sprawa znalazła finał w sądzie i prokuraturze. Na chwilę obecną, nie znamy jej definitywnego rozstrzygnięcia.

Ja z kolei mam inny przykład. Wypadek samochodowy. Mój kierowca skasował komuś auto, samemu wychodząc bez szwanku (i on, i samochód). Na miejscu spisano oświadczenie itp. Po miesiącu otrzymuje pisma z ubezpieczalni, o szkodach, jakie rzekomo zostały wyrządzone na osobach i mieniu uczestników zdarzenia. Zapala mi się lampka – przecież to niemożliwe. Nasze auto jest całe, a tu wygląda, jakby dwa tiry się ze sobą zderzyły. Dla pewności odwołuję się od pisma i podważam zasadność urazów i strat. W odpowiedzi firma ubezpieczeniowa przesyła mi, uwaga …..oświadczenie o zdarzeniu podpisane rzekomo przeze mnie i z pieczątką firmową. Resztę już sobie podaruję, za dużo pisania. Finał jest taki, że pracownik nie pracuje, a sprawę prowadzi wydział karny. Na szczęście, posiadam notarialny wzór podpisu i specjalnie oznaczone pieczęcie (moja jest  zawarta na wzorze podpisu, dodatkowo mam pieczątki pooznaczane i protokoły wydania ich osobom, które je użytkują oraz określone cele, do jakich dany egzemplarz może być użyty: np. _M_ to magazyn – może znaleźć się na WZ, PZ itp, KS to księgowa, K to kadrowa itp.). Tylko dzięki temu, udało się szybko sprawę wyjaśnić.

Dostęp do konta bankowego czy karty. Czasami istnieje taka konieczność, że pracownik podczas nieobecności szefa, potrzebuje mieć dostęp do rachunku czy karty.  Najlepiej idź do banku i załóż osobne konto. Nie podawaj pracownikom danych do swojego rachunku. Późniejsza zmiana hasła nie ustrzeże Cię przed np. prześledzeniem na co ile pieniędzy wydałaś. Nie wspominając o możliwości zablokowania konta….

Jak się bronić? Nawet w przypadku jendoosobowej działalności warto zabezpieczyć sobie wzór podpisu i wyrobić specjalnie oznaczoną pieczęć (to może być naprawdę drobny szczegół, niewidoczny na pierwszy rzut oka). Krok drugi –  kiedy zatrudniasz pracownika, określ jego zakres odpowiedzialności i możliwości do podejmowania decyzji. By nie zdarzyło się, że pracownik ma prawo do wszystkiego, i kiedy odchodzi z firmy, wyczyści Ci konto czy rozwiąże umowy handlowe. Bo takie przypadki w świecie biznesowym się zdarzały. Kiedy na czas urlopu chcesz pozostawić pieniądze na bieżące wydatki, zostaw pracownikowi zaliczkę. Ewentualnie załóż osobne konto, które w razie potrzeby będziesz zasilać. Zrób jednak pisemne przekazanie danych do tego konta oraz zasad korzystania z niego.

Fałszywe przesyłki

Miałaś kiedyś taką sytuację. Dzwoni do Ciebie ktoś z informacją, że wygrałaś coś tam (np. zestaw biżuterii), musisz tylko opłacić przesyłkę w kwocie np. 40 zł (przy czym potem okazuje się, że ten zestaw nie był wart nawet tych kosztów przesyłki). Pułapka jest znana także w środowisku biznesowym. Proponuje nam się próbki (np. gadżetów reklamowych czy wizytówek) w zamian za koszt wysyłki. Lub po prostu wysyła byle co za pobraniem, w nadziei, że ktoś nieopatrzenie odbierze i zapłaci.

Jak się bronić? U mnie w firmie jest zasada – jeżeli coś zamawiam za pobraniem, wiedzą o tym wszyscy i pieniądze są przygotowane na wypadek mojej nieobecności. Jeżeli nie mówiłam o jakiejś dostawie – nie odbieramy.

Fałszywe opłaty

To taka biznesowa metoda „na wnuczka”. Tym razem dostajemy pisma z różnych instytucji – np. z CEiDG o konieczności dokonania opłaty, pod groźbą kary czy wykreślenia nas z rejestru. Oczywiście, wpis do CEiDG jest darmowy, a wszelkie opłaty wpadają na konta oszustów. Kwota jest tak mała, że policja nie chce przyjąć zgłoszenia, bo sprawa i tak będzie umorzona z urzędu (konta bankowe znikają po 24 godzinach i sprawcy nie da się ustalić).

Jak się bronić? Przede wszystkim trzeźwo myśleć i sprawdzać zanim się dokona jakiejś opłaty, czy faktycznie istnieje podstawa do jej dokonania. Pomoże internet lub księgowa.

 

Ufff, trochę tego znalazłam. A czy Wam przytrafiło się coś, co warto przytoczyć ku przestrodze?