Przed nami gorący okres, który dla większości branż związany jest z szybkim wzrostem przychodów. Końcówka roku generuje często nawet połowę rocznego obrotu. Dziś kilka słów o tym, czy szybki wzrost to jest właśnie to, czego potrzebuje Twoja firma?

Poznaj mój case

Zawsze kiedy przyszło mi podpisać nowy kontrakt, powtarzałam sobie: „oby jedyne problemy jakie mam były związane z wieloma nowymi kontraktami”. Nie zdawałam sobie sprawy, że szybki wzrost nie zawsze jest do udźwignięcia przez początkujące organizacje. Jak to możliwe?
W 2012 roku, czyli 2 roku działalności, kiedy co drugi dzień zastanawiałam się, czy nie zamknąć firmy, rozpoczęłam negocjacje z dużym klientem. Byłam tak szczęśliwa, że skakałam do nieba. Jedna faktura tylko od tego klienta to mój dotychczasowy miesięczny obrót. A kontrakt miał być podpisany na 3 lata. Policzyłam koszty, prognozowane przychody, przedstawiłam ofertę (która o dziwo, nie była zbyt negocjowana) i podpisałam umowę. Pierwsze zlecenie od klienta załamało mi ręce. Okazało się, że przygotowanie jednej partii odzieży zajmie mi nie 1 a 2 dni robocze. Cierpliwie jednak czekałam na dalszy ciąg wydarzeń, wmawiając sobie, że to kwestia wprawy oraz organizacji pracy pracowników. Minął miesiąc i rzeczywiście, czas realizacji jednego zlecenia się poprawił. Ale niespodziewanie wzrósł koszt jednostkowy prania. To dopiero zagadka, jak koszt zamiast maleć, rośnie wraz ze wzrostem produkcji? Nie miałam wtedy pełnej wiedzy o swoich kosztach (bo też nie do końca umiałam je dokładnie zidentyfikować i policzyć), ale będąc pod kreską, byłam już zmuszona, by zabawić się w detektywa (Columbo czy Monk, wybierz sama) i poszukać nieprawidłowości. Minął miesiąc, zanim zorientowałam się, że to dostawca chemii majstrował przy dozowaniu i podnosił mi koszt jednostkowy. I jak już uporałam się z tym wszystkim….klient zwiększył przed świętami niespodziewanie zatrudnienie, więc musiałam znowu inwestować w odzież dla jego pracowników i … na gwałt przyjąć 5 nowych osób, bo inaczej nie bylibyśmy w stanie obsłużyć wszystkich zleceń.  Przeżyliśmy grudzień, styczeń, nowi pracownicy dopiero co nauczyli się swojej pracy i przyszło mi podjąć decyzję o ich dalszym losie, bo nasz największy klient ograniczał zatrudnienie……

Czego nie przewidzisz, się wydarzy

Zabrakło mi niewiele, by w tak ciężkim dla mnie okresie, położyć firmę. W 90% ze swojej, w 10% także z winy dostawcy. Cóż jednak winić sprzedawcę chemii, skoro zwietrzył interes w zwiększeniu  produkcji i mojej własnej, prywatnej niewiedzy? Najważniejsza lekcja, jaką otrzymałam na tym przykładzie i którą daję Tobie w prezencie w tym artykule to:

  1. Wszystko, czego nie przewidzisz, się wydarzy. Odłóż do szuflady książki motywujące o wizualizacji tylko tych dobrych rzeczy, które chcesz, by Ci się przytrafiły. W biznesie dobrze jest przewidzieć ten najgorszy scenariusz, by być gotowym na wszystko. Kiedy opracujesz schematy szybkiego reagowania, będziesz spać spokojnie.
  2. Szybki wzrost wymaga nakładów – i dlatego musisz znać swoje koszty i przewidzieć ich wysokość wraz ze wzrostem przychodów.
  3. Większa liczba zleceń kusi ale czasem warto zrezygnować, by nie psuć swojej marki.

Na końcu artykułu znajdziesz schemat szybkiej, chłodnej analizy, która pomoże Ci podejmować sprawnie decyzje w przypadku, kiedy ogranie Cię „gorączka szybkiego wzrostu”.

Szybki wzrost wymaga nakładów

Podpisujesz mnóstwo nowych kontraktów, masz coraz więcej zleceń. Ale czy w Twojej strategii znajdzie się miejsce na nowych pracowników? Pieniędzy na dokupienie maszyn? Albo na zaciągnięcie kolejnego, zapewne niemałego kredytu? Każde zlecenie generuje przychód ale też i koszty. Od zakupu materiałów i usług (prąd itp), poprzez koszt Twojego czasu, jaki spędzisz na jego realizacji. W przypadku rzeczy materialnych, jesteś w stanie zawsze je dokupić (lub zapłacić więcej za prąd czy wodę). Jednak swojego czasu nie cofniesz, nie zastopujesz….nie dokupisz. Kiedy nie będziesz w stanie samodzielnie wykonać wszystkich zleceń, będziesz musiała pomyśleć o dodatkowej parze rąk. Jak by jednak nie było, zadaj sobie pytanie, czy te dodatkowe koszty, jakie poniesiesz w związku z realizacją większej ilości zleceń, pozwolą Ci więcej zarobić? Bo wiesz, często nie liczymy wszystkich kosztów, jakie faktycznie ponosimy na jednorazowe zlecenie. I nie zawsze więcej naszej pracy przełoży się na większy zysk. Często koszty wzrastają wprost proporcjonalnie do przychodu lub nawet bardziej, zamiast spadać. I następuje rozczarowanie – jak to sprzedaliśmy 100% więcej niż w zeszłym półroczu a zarobiliśmy połowę mniej?
PS Gdybyś szukała informacji na temat, co płacić, gdy nie ma na nic pieniędzy (a na kredyt czekasz), znajdziesz case tutaj.

Nagromadzone zlecenia mogą sprawić kłopot

Jednym z najczęstszych błędów szefów małych firm jest branie każdego kontraktu (często na granicy opłacalności) lub realizacja intratnych ale zbyt wielu jednocześnie zleceń.  Szybki wzrost przychodów w krótkim okresie to jest to, czego pragnie każda Szefówka, ale…. może się odbić czkawką. Przeanalizuj swoją sytuację na chłodno. W obu przypadkach, poza wzrostem przychodów,  będziesz musiała liczyć się z podniesieniem nakładów (o czym pisałam powyżej) Jednak w przypadku brania każdego zlecenia jak popadnie, narażasz się na mnóstwo pracy i niewielki zysk. W tym drugim przykładzie – zbyt wiele kontraktów do zrealizowania w tym samym czasie może się odbić na ich jakości. A stąd już krok do zepsucia sobie marki, na którą tak ciężko pracowałaś. Co zrobić? Zawsze możesz poprosić o pomoc – bliskich, przyjaciół, zaprzyjaźnione firmy (o tak, pomoc wśród konkurencji zdarza się częściej, niż Wam się wydaje). Dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie kogoś z zewnątrz. Pytanie brzmi tylko – czy wkalkulowałaś wynagrodzenie dodatkowej pary rąk w koszty i czy i w jakim zakresie ta osoba może Ci pomóc, bez obniżania jakości Twoich produktów czy usług?

Rozwiązaniem chłodna analiza

Moja recepta na problemy ze zwiększoną liczbą zleceń nie jest specjalnie odkrywcza. W tych kilku krokach będziesz w stanie przygotować się na gorący, przedświąteczny okres tak, by realizować tylko te kontrakty, które są najbardziej opłacalne dla Twojej firmy:

  1. Poznaj swoje koszty – to podstawa każdego biznesu. MUSISZ je znać z każdej strony, by nic nie mogło Cię zaskoczyć. Pisząc z każdej strony mam na myśli: np. w mojej branży: koszt prania na sztukę danego asortymentu, na kilogram, na każdym programie prania itp. Przeliczanie kosztów przypomina trochę wzory z fizyki. Powinnaś umieć je obliczać bez względu na dane, jakie podstawiasz.
    1. Wypisz koszty wchodzące w cenę usługi / produktu na kartce. Przelicz je dla sztuki, kilograma, metra, godziny itp produktu czy usługi.
    2. Wypisz te same koszty dla liczby 5 czy 10 produktów / usług. Które koszty są stałe (one nie będą się zmieniać, choć będziesz więcej sprzedawać – no chyba, że uda Ci się je zmniejszyć – np. dostaniesz rabat w hurtowni)? Które koszty wzrastają wraz ze wzrostem produkcji (usług)? Które koszty spadają, choć produkujesz więcej?
  2. Ustal swoje ceny – zanim zaczniesz negocjować, po rozpoznaniu kosztów ustal przedział cenowy. Każdy produkt powinien mieć 3 ceny:
    1. Najwyższą, od których będziesz naliczać wszystkie rabaty i promocje.Jest to oczekiwana, pożądana przez Ciebie kwota za wykonanie produktu czy usługi. Ta cena gwarantuje Ci najwyższy zysk.
    2. Najniższą – czyli próg opłacalności, którego nigdy nie powinnaś osiągać. To najniższa oferta, która gwarantuje Ci pokrycie kosztów i niewielki zysk.  W początkowej fazie mamy tendencję do oferowania klientom właśnie tej ceny, by zachęcić ich do zakupu u siebie, przez co biznes, poza większą ilością pracy, nie przynosi oczekiwanego zysku.
    3. Oraz cenę średnią, po której najczęściej wykonujesz  lub będziesz realizować zlecenia. To ten złoty środek, akceptowany przez Ciebie i Twoich klientów. Ta cena pozwala na realizację zleceń z dobrym zyskiem.
  3. Określ strategię rozwoju – Twoja firma, Twój wybór. Jest jednak kilka zasad, do których się dochodzi latami i metodą prób i błędów, których chcę, byś uniknęła w swoim biznesie. Oto najważniejsze z zasad:
    1. W okresie posuchy (szczególnie w branżach sezonowych) – tak zwanym okresie ogórkowym, możesz nie robić nic, jeżeli masz odłożone pieniądze na opłacenie wszystkich swoich zobowiązań oraz na przeżycie. Możesz także opracować specjalne oferty i podać je do wiadomości klientów odpowiednio wcześniej, by zachęcić ich do zakupu w okresie przestoju, celem utrzymania przychodów. Jedną z takich promocji może być zaoferowanie produktu / usługi po cenie najniższej (lub nieco więcej). Pamiętaj tylko, by nie robić tego zbyt często i na masową skalę, gdyż możesz w ten sposób przyzwyczajać klientów do czekania na ofertę specjalną. Dobrze, by taka promocja była mocno ograniczona (np. liczbą takich zleceń czy dodatkowym zakupem itp).
    2. W okresie normalnym – trzymaj cenę średnią. Wystrzegaj się promocji poniżej tej kwoty. Raczej daj jakiś gratis, jeżeli już np. darmowa przesyłka.
    3. W okresie, kiedy możesz liczyć na wzrost przychodów – trzymaj nadal cenę średnią i za żadne skarby jej nie obniżaj. Dla osób, które chcą na już lub ekstra – podawaj cenę najwyższą (i realizuj rzeczywiście w pierwszej kolejności). To okres kiedy najszybciej znajdziesz klienta VIP, więc kiedy się taki przydarzy, potraktuj go jak należy. Nie obsługuj w tym okresie klientów, którzy wymuszają obniżki. Pracy wykonasz tyle samo, co przy kliencie VIP a nic nie zarobisz.
  4. Kiedy przyjdzie fala szybkiego wzrostu i nie będziesz w stanie sama wykonać wszystkich zleceń, zacznij rozglądać się za wsparciem z zewnątrz.
    1. Konkurencja – to jest możliwe, by współpracować z firmą z tej samej branży. Czasem warto oddać komuś zlecenie lub zlecić podwykonastwo. Utrzymasz klienta i kontakt w branży.
    2. Rodzina, przyjaciele – nikomu tak nie ufamy, jak bliskim. I nikomu tak nie będzie zależeć na Twojej firmie, jak rodzinie czy przyjaciołom. Możesz poprosić o pomoc w prostych czynnościach, by mieć więcej czasu na to, co najważniejsze przy realizacji zleceń.
    3. Pracownik – to jedna z najdroższych opcji, ale i tu z pomocą przychodzą np. działalność nierejestrowa czy umowa zlecenie / dzieło w przypadku tylko czasowego wsparcia Twojej firmy. Pamiętaj jednak, że jesteś w pełni odpowiedzialna za swoich pracowników i pracę przez nich wykonywaną.
  5. Odmów, kiedy nie możesz lub Ci się nie opłaca –  konsekwencją realizacji zlecenia, którego nie możesz wykonać jest przede wszystkim wpadka finansowa, która może zaważyć na całej Twojej firmie (nie tylko chodzi o koszty ale też o ewentualne odszkodowania). Bardziej jednak zaboli strata wizerunkowa, którą o wiele trudniej odbudować. Nie bój się odmówić klientowi, zamiast brnąć w ślepy zaułek.
  6. I jeszcze na koniec najważniejsze – pamiętaj, że w przyrodzie wszystko płynie. Przepracowałaś okres szybkiego wzrostu przychodu? Nie wydawaj wszystkich zarobionych pieniędzy na prywatne przyjemności. Pamiętaj o podatkach, których wartość też z pewnością wzrośnie oraz o tym, by odłożyć trochę na kolejny okres, kiedy może już nie być tak kolorowo.

Podstawą właściwego postępowania w przypadku szybkiego wzrostu jest chłodna analiza. Łatwo zachłysnąć się możliwościami zwiększenia zysku w krótkim okresie, ale trzeba mieć świadomość, że „nie wszystko złoto, co się z daleka świeci” …..